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7 dicas essenciais para fazer o controle de fluxo de caixa eficiente

Fazer o controle de fluxo de caixa adequadamente é fundamental para a saúde financeira da empresa. É muito importante que o gestor tenha à mão informações acuradas sobre a movimentação de capital, para poder organizar entradas e saídas de dinheiro e tomar decisões estratégicas de maneira eficiente.

O controle de fluxo de caixa pode ser considerado uma ferramenta gerencial, e saber de que maneira utilizá-la para garantir que o empreendimento seja saudável é crucial para obter sucesso e prosperar.

Listamos abaixo 7 dicas para você fazer um controle de fluxo de caixa eficiente na sua empresa. Confira quais são elas!

1. Registre todas as movimentações

O primeiro passo para ter um controle de fluxo de caixa eficiente é registrar todas as movimentações financeiras. É essencial que todos os valores recebidos ou gastos sejam listados e categorizados, para que, posteriormente, componham uma análise detalhada sobre a movimentação.

O gestor precisa saber quanto gasta em cada setor da empresa ou fornecedor e quanto recebe de cada cliente, para conseguir tomar decisões estratégicas. Não adianta sinalizar apenas os montantes de gastos e de receita. Categorizar corretamente é muito importante para garantir a eficiência do controle do fluxo de caixa.

2. Atualize e corrija os lançamentos

É preciso ter disciplina para atualizar e corrigir todos os dados lançados, tanto de gastos como de receita. Caso seja possível, separe um período do expediente para fazer esse controle diariamente. Caso não exista a possibilidade de atualizar a movimentação todos os dias, faça isso semanalmente.

Quanto mais espaçada for a atualização, maior a chance de erros e maior a dificuldade em rastrear inconsistências. Isso porque notas, recibos e comprovantes podem se perder facilmente, além do fato de que quanto maior for o volume de documentos, mais atenção será necessária para que não haja falhas.

3. Faça um bom planejamento financeiro

Não adianta anotar os gastos e as receitas e não avaliar essas informações. Contar com um bom planejamento financeiro é essencial para garantir a saúde e o sucesso da empresa.

A principal vantagem do planejamento é poder prever situações negativas e antecipar soluções para evitar que elas ocorram ou impactem fortemente a empresa. Por isso, planejar e acompanhar os números constantemente é primordial.

4. Analise os investimentos

Depois de categorizar os gastos, é preciso analisar o que são investimentos e o que pode ser cortado visando a economia. Uma empresa tem muitos custos, como mobiliário, equipamentos, estrutura física, contratação de funcionários, concessão de benefícios e treinamentos, entre outros.

Fazer um controle de fluxo de caixa eficiente implica em empregar dinheiro onde realmente importa, e, para isso, diferenciar custos desnecessários de investimentos é fundamental.

Um bom gestor sabe que uma empresa é feita principalmente de capital humano e que investir na identificação e retenção dos talentos é investir no sucesso do negócio. O resultado disso é o sucesso, pois, no mundo atual, é preciso fazer com que os funcionários sintam-se valorizados e motivados. Assim, a produtividade tende a aumentar.

Uma boa maneira de garantir esse reconhecimento e melhorar o clima organizacional é por meio de benefícios.

À primeira vista, oferecer seguros de vida, seguros saúde ou vales refeição ou alimentação pode parecer desnecessário, mas esses benefícios são muito importantes para garantir a valorização e o bem-estar dos colaboradores.

Existem corretoras de seguros voltadas para pequenas e médias empresas que oferecem planos acessíveis, que serão muito bem vistos pelos funcionários e não vão pesar no financeiro.  

5. Não misture finanças pessoais com as finanças da empresa

Outra dica essencial é não misturar as finanças pessoais com as finanças da empresa. É necessário ter contas bancárias distintas e separar todas as movimentações. Tirar dinheiro do próprio bolso para pagar as contas da empresa é um erro. Utilizar o capital empresarial para adquirir produtos de consumo pessoal também.

Apesar de ser o gestor, o empresário deve distanciar-se da empresa. Uma maneira de separar as contas é estabelecer um pro-labore que atenda às necessidades pessoais mensalmente sem que seja necessário fazer retiradas no caixa.

Misturar as finanças pessoais com as da empresa, além de ser passível de multas por parte dos órgãos fiscalizadores, dificulta a obtenção de empréstimos e capital de giro e impede a visualização clara da saúde financeira do negócio.

6. Conte com um sistema de gestão

A tecnologia existe para facilitar o dia a dia das pessoas em muitas esferas e, no meio empresarial, a situação não é diferente. Usá-la a seu favor é ser inteligente. Para facilitar o controle financeiro, é indicado adotar um sistema de gestão para armazenar digitalmente todos os documentos da empresa em um só lugar.

Centralizar as informações necessárias para o bom gerenciamento facilita o trabalho do gestor, além de garantir mais segurança aos processos e minimizar erros e falhas humanas. Existem softwares de gestão automatizados e personalizáveis, que funcionam em nuvem e podem ser acessados remotamente.

7. Seja realista

Por fim, é importante ser realista e fazer previsões de fluxo de caixa com base nessa característica. Muitos empresários se empolgam diante do desejo de sucesso e fazem projeções excessivamente otimistas em um momento de instabilidade ou mesmo dificuldade.

Isso prejudica a empresa, já que, caso a situação não seja encarada da forma que precisa, as decisões estratégicas serão tomadas de maneira incorreta.

É necessário considerar as altas e baixas sazonais típicas de cada ramo, além da situação econômica do país. Também é preciso estabelecer formas claras de pagamento aos seus clientes, para saber exatamente quanto receberá nos próximos meses e conseguir fazer uma projeção real.

Como mostramos acima, o controle de fluxo de caixa deve ser feito com seriedade e constância, pois é um dos maiores aliados do gestor. Contém informações cruciais para a saúde financeira da empresa e é fundamental para o planejamento futuro.  

É importante ser realista, separar as contas pessoais das contas da empresa, registrar, categorizar e avaliar todas as movimentações, apostar nos investimentos para motivar e reter talentos e adotar um bom sistema de gestão para manter um controle de fluxo de caixa eficiente.

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